为适应新时期高校改革发展的要求，各学院即将适时成立学院校友分会，以增进学院与校友、与社会的联系，发挥校友资源贡献力，促进学院教育教学发展。为此学校校友办向各学院提供校友分会筹建工作方案，促进校友分会筹备工作顺利开展。

    一、通过院党政联席会议定筹备工作的组织机构

    筹备工作组织机构包括筹备委员会和下设的筹备工作办公室

    1、学院校友分会筹备委员会

    学院负责组织、协调筹备工作。为明确学院校友分会前期筹备工作职责及分工，保障各项工作落实，须通过院党政联席会议成立“xx学院校友分会筹委会”，设立启动经费、议定筹备工作负责人。筹委会由学院领导、学工组和专业老师及校友代表组成。

    筹委会拟设主任1-2名、副主任和成员若干名。主任一般由学院领导和校友各推选一名组成，副主任一般由学院校友工作负责人（干事）和各年级牵头人组成，成员从各年级、专业、班级中产生。主任负责组织召集会议、议定筹备工作方案，副主任协助主任组织落实筹备工作的具体事项，成员负责宣传筹委会会议精神、发动校友参与筹备活动、收集汇递校友建议和信息。

    2、学院校友会筹备工作办公室

    筹委会下设办公室，挂靠学院办公室。拟设办公室主任和副主任。主任负责筹备工作的总协调，副主任负责协助组长做好相关筹备工作，办公室主任负责执行具体筹建工作，包括联系校友、资料汇总、提出工作建议及处理校友分会临时性工作；成员负责收集信息，参与校友跟踪调查，协助做好通知通报等相关工作。

    二、筹备时间：一般不超过3个月

    三、主要工作任务

    1、组织成立“xx学院校友分会筹委会”，推选筹委会主任，制定校友分会章程、起草倡议书等相关工作。

    2、走访联系知名校友，征集校友信息。

    3、建立校友分会联系网络，收集整理校友名单。

    4、发动校友加入学院校友分会。

    5、初步建立校友分会组织架构，运行相关职能。

    6、召开校友会成立大会

    四、工作措施及进度安排

    （一）第一阶段：筹备工作启动阶段

    主要任务：

    1、成立“xx学院校友分会筹委会”，明确分工；

    2、制定校友分会筹备方案、章程和倡议书；

    3、制作校友登记表。

    （二）第二阶段：联络走访校友阶段

    主要任务：

    1、确定各专业（系）负责人，商榷校友分会成立事宜；

    2、做好倡议书印发、宣传工作，走访校友、征集知名校友相关资料（相片及题词等）；

    3、筹措校友分会活动经费。

    （三）第三阶段：整理校友信息、建立组织架构阶段

    主要任务：

    1、建立QQ群、微信群或网页（学院网站上），发动校友加入校友分会。做好校友有关信息的整理工作，制作通讯录；

    2、广泛征求校友意见，推选酝酿首届学院校友会理事会顾问、理事长、副理事长、秘书长和副秘书长，初步建设好学院校友会组织架构，并运行相关职能；

    （四）第四阶段：组织召开学院校友分会成立大会

    主要任务：

    1、收取会费，发动广大校友赞助校友分会活动经费；

    2、确定学院校友分会成立大会召开时间、地点、大会议程等相关事项，并向学校校友总会提交申请；

    3、邀请学校（总会）领导、知名校友、各年级、专业校友代表等出席大会，做好成立大会筹备工作。

    4、召开首届学院校友分会成立大会，通过校友分会章程及首届学院校友分会理事会顾问、理事长、副理事长、秘书长和副秘书长名单。

湖南农业大学校友办

2016年5月