为了加强校友总会的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为校友会的各项工作服务，结合校友总会的实际情况，特制定本制度。

1、校友总会设专人负责管理档案(光盘、录影带、图片、文字资料)，并按类归档、装订和提交校档案馆。

2、档案管理人员应确保归档文件材料完整、准确、系统。

3、校友会各部门在借阅档案时，填写档案借阅登记表，并及时归还，最长借阅时间不得超过7天，归还的档案要进行检查、清点，并在登记簿上注销。

4、借阅档案的校友，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如果有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经秘书长批准。

5、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按校友会有关保密规定办理。

湖南农业大学校友总会

2018年4月